Būt aizņemtam nenozīmē būt efektīvam: ieteikumi pārdomātai laika plānošanai

Foto: Magnific.com

Mums ir pieejami dažādi rīki un tehnoloģiskie risinājumi, tomēr visu paspēt un izdarīt ir gluži vai neiespējamā misija. E-pasti, sapulces, uzdevumi un nemitīga “pārslēgšanās” no viena darba uz citu aizpilda ikdienu. Kā plānot laiku gudri, kāda nozīme ir paradumu maiņai un ko par efektivitāti liecina starptautiski veiktie pētījumi? BDA pasniedzēja un efektivitātes trenere Dārta Riekstiņa dalās noderīgos ieteikumus, kā ar vienkāršiem paņēmieniem ikviens no mums var kļūt efektīvāks!

Efektivitāte neietver tikai darbadienas saplānošanu

Efektivitātes pamatā ir nevis būšana nemitīgā kustībā, bet gan rezultāts. Cilvēks var pavadīt visu dienu darbā, atbildēt uz neskaitāmi daudz e-pastiem, piedalīties sapulcēs un risināt dažādus steidzamus jautājumus, dienas beigās attopoties, ka svarīgākais tā arī nav paveikts.

Multitaskings – ilūzija, ka izdarām vairāk

Foto: Magnific.com

Par multitaskingu ir runāts daudz. Vieni pārliecinoši uzskata, ka tā ir gluži vai superspēja kamēr citi turpina apgalvot pretējo. Kā tad ir patiesībā? Atbilde ir pavisam vienkārša – mūsu smadzenes nespēj darīt vairākas lietas vienlaicīgi, mēs vienkārši neesam kam tādam paredzēti.

Turklāt uzmanības pētnieces Glorijas Markas (Gloria Mark) pētījumi rāda, ka, strādājot pie datora, uzmanība pie ekrāna vidēji noturas tikai 47 sekundes, pirms tā “pārslēdzas” uz ko citu. Ja cilvēks no viena uzdevuma uz citu dienas laikā “pārslēdzas” vairāk nekā 400 reižu, kopējais laika zudums ir vērā ņemams.

Ko darīt tādā gadījumā, ja cilvēkam ir grūtības ilgstoši koncentrēties tikai viena uzdevuma izpildei?

Koncentrēšanās spēju var uztrenēt un fokusēšanās uz viena uzdevuma pilnvērtīgu izpildi ir atslēga, jo tādā veidā iespējams samazināt mentālo nogurumu.

Efektivitāte vai tomēr pārslodze: galvenās atšķirības

Galvenā atšķirība slēpjas rezultātā. Ja nedēļu no nedēļas pienāk piektdiena, kad atskatos uz paveikto, bet tā arī līdz galam nesaprotu, kas īsti ir izdarīts vai kas ir pavirzījies uz priekšu, neskatoties uz to, ka ir strādāts bez pusdienu pauzes vai pēc darbalaika, tad jāmeklē problēmas cēlonis.

Efektivitāte ir spēja izvērtēt savas prioritātes, saprast, kam konkrētajā brīdī ir lielāka vērtība. Arī prioritāšu maiņa var liecināt par efektivitāti, bet tikai tad, ja tā notikusi apzināti, nevis tāpēc, ka visu laiku reaģējam uz šķietami steidzamu, bet nebūt ne svarīgu uzdevumu izpildi.

Vai efektivitāte ir prasme, ko varam pilnveidot dzīves laikā?

Esmu pārliecināta, ka efektivitāti kā prasmi var pilnveidot dzīves laikā, jo arī ar paradumiem nepiedzimstam, tos visus esam apguvuši augot. Efektivitāte, tāpat kā citas prasmes, var kļūt par daļu no mūsu identitātes un ikdienas. Tikai problēma slēpjas tajā, ka bieži vien nav skaidrs, ar ko sākt un no kura gala ķerties klāt. Viens no biežākajiem aizbildinājumiem ir laika trūkums, bet patiesībā nevajag daudz, lai izmainītu savu ierasto ritmu.

Lielākais efektivitātes “zaglis” atrodas mūsu kabatā

Viens no lielākajiem “laika zagļiem” ir viedtālrunis. Dažādi paziņojumi sociālajos tīklos, e-pasti un ziņas čatos nepārtraukti novērš uzmanību. Turklāt bieži vien nemaz nespējam tā īsti pamatot, kāpēc tieši tagad man ir svarīgi zināt, kas notiek Instagram vai LinkedIn. Kāpēc šos paziņojumus nevarētu apskatīt trīs vai četras stundas vēlāk?

Dārta kā vienu no šādas uzvedības iemesliem min FOMO (Fear of Missing Out)  jeb bailes palaist garām kaut ko būtisku. Cilvēkam var rasties sajūta, ka, nezinot, kas notiek sociālajos tīklos vai darba saziņas kanālos, tiek zaudēta saikne ar apkārtējiem.

Otrs būtisks faktors ir bailes. Bailes tikt izraidītam no sava sociālā loka, gluži tāpat kā mūsu senči baidījās tikt izraidīti no cilts.  Lai arī mēs vairs nedzīvojam tādā pasaulē, zināmas līdzības joprojām ir saglabājušās, un tās ir iekodētas mūsu kodolā.

Jo biežāk praktizēsi šādu pieeju, jo skaidrāk sapratīsi, ka ne katra ziņa prasa tūlītēju rīcību un ne katrs paziņojums ir uzmanības vērts.

Fokusu arī var uztrenēt

Neviens nepiedzimst ar nevainojamu koncentrēšanās spēju. Līdzīgi kā ar efektivitāti, arī koncentrēšanās prasmi varam attīstīt dzīves laikā. Primāri būtu jārada vide, kurā uzmanībai nav nepārtraukti “jācīnās” ar dažādiem ārējiem traucēkļiem.

Viens no stāvokļiem, kas palīdz pilnvērtīgi fokusēties, ir tā dēvētais plūstošā prāta stāvoklis (flow state), kad notiek pilnvērtīga un apzināta fokusēšanās tikai uz viena uzdevuma izpildi. Lai nonāktu šādā stāvoklī, ir vajadzīgas aptuveni 23 minūtes un pirmās 10 ir visizaicinošākās, jo uzmanība mēdz “aizklīst”.

Oho! Šis izklausās interesanti. Vai vari, lūdzu, pastāstīt nedaudz vairāk – kā tieši nonākt līdz šim stāvoklim un kāpēc tas ir nepieciešams?

Svarīgi tas ir tāpēc, ka, nonākot plūstošajā prāta stāvoklī, pirmkārt, pazūd laika izjūta un, otrkārt, pieaug produktivitāte un koncentrēšanās spēja.

Lai vispār iedotu sev iespēju līdz šādam stāvoklim tikt, ir jāatbrīvojas no visiem potenciālajiem traucēkļiem – jānoliek malā ierīces un jāizslēdz paziņojumi. Jārēķinās, ka pirmajās reizēs prātā riņķos dažādas domas, tāpēc pa rokai jābūt lapiņai un pildspalvai, kur pierakstīt pilnīgi visu, kas ienāk prātā.

Cik bieži šis būtu jāpraktizē?

Optimāli vismaz reizi dienā būtu jāļauj sev nonākt šādā stāvoklī un vislabāk to darīt no rīta, lai safokusētos visai dienai. Turklāt šis ir labs veids, kā stiprināt pašapziņu, apzinoties savas spējas un stiprās puses.

Efektivitāte nenozīmē būt produktīvam visas 8 stundas

Efektīvas, dziļās koncentrēšanās laiks dienā var būt aptuveni 2 līdz 4 stundas ar pauzēm starp tām, bet tas ir atkarīgs no katra cilvēka koncentrēšanās spējām.

Skaidrs, ka diennaktī ir tikai 24 stundas un visu ieplānoto ne vienmēr varam pagūt izdarīt. Cik liela nozīme ir spējai pateikt “nē” – kolēģim, vadītājam, varbūt pašam sev?

Ļoti, ļoti liela nozīme. Pirmkārt, ir jāspēj pateikt “nē” sev pašam impulsa brīdī, tādējādi nospraužot robežas. Otrkārt, jābūt skaidrām prioritātēm, kāpēc es saku “nē”. Īpaši daudz ar šo ir jāstrādā perfekcionistiem, cilvēkiem, kuriem ir tendence izpatikt vai būt izpalīdzīgiem. Ja nav tāds spēcīgs “jā”, kāpēc teikt “nē”, tad to ir daudz grūtāk izdarīt.

Protams, var būt situācijas, kad kāds par to apvainojas vai izrāda neapmierinātību, taču atceries, ka nav iespējams izdarīt visu un izpatikt visiem. Ja prioritātes ir skaidri pārrunātas ar tiešo vadītāju, atteikšanās no mazāk svarīgiem uzdevumiem kļūst daudz vieglāka.

Efektivitātes kultūra nedrīkst kļūt par slazdu

Runājot par efektivitāti, pastāv arī risks aiziet otrā galējībā, uzskatot, ka katrai minūtei jābūt maksimāli produktīvi izmantotai. Šādu pieeju eksperte neatbalsta. Efektivitātes kultūra uzņēmumā ir svarīga, taču tas nebūt nenozīmē, ka cilvēkam visu laiku ir jāatrodas nemitīgā kustībā.

Mērķis nav pārvērst cilvēkus par robotiem, nepārtraukti strādājošām sistēmām. Tieši pretēji – jābūt izpratnei par to, kā pēc iespējas gudrāk izmantot darbinieku resursus – laiku, enerģiju un uzmanību, – kas pieejami ierobežotā daudzumā.

Vienkāršs ieradums, ko ieviest savā ikdienā jau šodien

Lai mainītu darba ritmu, nav nepieciešamas sarežģītas sistēmas vai desmitiem jaunu produktivitātes lietotņu. Dārta iesaka iepriekšējā dienā padomāt par 3 svarīgākajiem uzdevumiem, kas jāpaveic rīt, uzreiz piefiksējot tos savā kalendārā. Vēl ir svarīgi izdomāt, kas būs tas, ko darīšu darbā pirmajās 2 stundās. Spējai definēt galvenos uzdevumus pirms dienu sāk aizpildīt e-pasti, ziņas, sapulces un kolēģu prioritātes ir ārkārtīgi būtiska nozīme. Šie darbiņi prasa maksimums 10 minūtes, bet spēj izmainīt visu karjeras trajektoriju.

Laika trūkuma gadījumā jāmeklē iespējamie cēloņi

Foto: Magnific.com

Cilvēkam, kurš dienas beigās regulāri jūtas pārslogots, bet vienlaikus neredz būtisku progresu attiecībā uz izvirzīto mērķu sasniegšanu, vispirms būtu godīgi jāizvērtē sava ikdiena, atbildot uz jautājumiem:

• kas visbiežāk novērš uzmanību?
• kādā secībā tiek veikti uzdevumi?
• cik bieži ielūkojos telefonā?
• cik daudz laika aizņem e-pasts un ziņapmaiņas?
• vai ir definētas galvenās dienas prioritātes?

Ja pirmais pēc kā sniedzamies brīdī, kad atveram acis no rīta, ir telefons, tad smadzenēm tiek dots signāls atrasties nepārtrauktas reaģēšanas režīmā. Ja gadiem esam strādājuši vai dzīvojuši pēc noteiktas shēmas, tad pēc inerces nervu sistēma var nonākt ļoti lielā stresā, ja pēkšņi aizliedzam jebkādus signālus no ārpasaules. Tiklīdz šie signāli pazūd, var rasties nedrošība un trauksme, tāpēc jaunus paradumus ieviešam pakāpeniski, ieklausoties savā ķermenī un iecietīgi izturoties pret to.

Uzņēmumos efektivitāte ir finansiāls jautājums

Efektivitātes uzlabošana uzņēmumam var dot ļoti konkrētu ekonomisko pienesumu: samazināt izmaksas, atbrīvot darbinieku laiku, palielināt ražošanas vai pakalpojumu kapacitāti un uzlabot peļņas maržu. To apstiprina arī starptautiski avoti par procesu neefektivitātes izmaksām: dažādos pētījumos un nozares analīzēs minēts, ka uzņēmumi var zaudēt būtisku daļu darba laika un pat 20 līdz 30 % no ieņēmumiem neefektīvu procesu dēļ.

Taču ne vienmēr šo ieguvumu var precīzi pārvērst naudā, jo daļa no tiem ir stratēģiski. Piemēram, komanda kļūst prognozējamāka, vadība saņem labākus datus, lēmumi tiek pieņemti ātrāk, un uzņēmums ir labāk sagatavots dažādām pārmaiņām, tāpēc efektivitāte bieži ir gan finanšu, gan organizācijas veselības jautājums.

Mazāk haosa, vairāk apzinātas uzmanības

Foto: Magnific.com

Dārta efektivitāti salīdzina arī ar entropiju – visam šajā pasaulē ir tendence uz nekārtību un haosu.  Ja nenomazgājam traukus vai neuzkopjam mājokli, ātri vien tajā valdīs tāda nekārtība, kurā paši nespēsim vairs normāli funkcionēt.

Tāpat ir ar mūsu darba vidi, uzdevumu sarakstu, e-pastu un visu pārējo.

Ja ieviešam sev paradumu katru dienu piekārtot mājokli un iztukšot e-pasta pastkastīti tā, ka iesūtnē nav nevienas vēstules, tikai tad šī sistēma var strādāt. Nepietiek, ka izdarām to reizi nedēļā vai retāk, tam ir jābūt konstantam procesam dienu no dienas.

Efektivitāte nav par to, kā izdarīt pēc iespējas vairāk, bet gan par spēju saprast, kas šodien ir svarīgākais un kā maksimāli lietderīgi tērēt savu laiku, enerģiju un uzmanību būtiskāko uzdevumu izpildei.

Dārtas vadītajās mācībās “Efektivitāte: uzmanība, prioritātes un laika plānošana” uzzināsi un praktiski apgūsi uzmanības pārvaldīšanas, prioritāšu noteikšanas un efektīvus laika plānošanas pamatprincipus pārskatāmas un saprotamas ikdienas uzdevumu sistēmas izveidei. Paaugstini efektivitāti, zinot, kur un kā tērēt savus resursus!